Heb jij het ook zo druk en hink je steeds achterop met jouw administratie? Slorpen jouw administratieve taken een groot deel van jouw (privé-)tijd op? Zie je het bos door de bomen niet meer en zou je maar al te graag een deel van jouw administratie uit handen geven? Dan is onze nieuwe dienstverlening, waarbij wij zorgen voor administratieve ondersteuning bij jou in de zorgpraktijk, precies wat jij zoekt! Een administratief medewerker neemt je de gewenste taken uit handen, maar jij behoudt het algemene overzicht. Zo bespaar jij kostbare tijd en kan je focussen op wat écht belangrijk is.
Over dit voorstel moest apotheker Evelyne Vanhaesebrouck geen twee keer nadenken. Zij schakelde Easytocare in om haar uit de nood te helpen en op zoek te gaan naar een administratieve superheld. “In administratie kruipt heel veel tijd en dat komt bovenop het andere werk dat je hebt. Mede door het uitvallen van een collega was het enorm druk bij ons en kwam ik overdag niet aan mijn administratie toe. Daardoor was ik vaak voor dag en dauw bezig met het inboeken en betalen van facturen en dan nog merkte ik dat ik tijd te kort kwam om alles grondig aan te pakken en op te volgen. Gelukkig kwam Easytocare met de oplossing”, vertelt Evelyne.
De zoektocht naar een administratief medewerker begint bij een verkennend gesprek. Tijdens dit gesprek gaan we na waar de noden liggen in de zorgpraktijk en hoe we daar het best op kunnen inspelen. Op basis van die informatie wordt de perfecte administratieve match geselecteerd. Evelyne licht toe: “Nadat ik had aangegeven dat ik op zoek was naar een deeltijds administratief medewerker nam Roksan Kaya, business manager HR-service bij Easytocare, contact met mij op. Roksan neemt de volledige opvolging en sturing van deze nieuwe dienstverlening voor haar rekening. Tijdens een eerste gesprek werd er nagegaan waar we precies nood aan hadden en bij welke taken de administratieve medewerker ons zou kunnen helpen. Een week na dat eerste gesprek volgde al meteen een opvolgoverleg. Nog een week later was alles in kannen en kruiken en kon de administratieve hulp starten.”
Je kan ervoor kiezen om de administratieve medewerker op regelmatige basis in te schakelen bij jou in de zorgpraktijk of om hulp in te roepen op piekmomenten. Evelyne koos ervoor om wekelijks een drietal uren beroep te doen op administratieve hulp. “We hebben eigenlijk continu administratieve ondersteuning nodig. Voor ons blijkt dit een goede manier van werken. Doordat onze administratieve medewerker hier wekelijks is, ontwikkelt ze ook steeds meer routine in haar taken. De ene week is ze fysiek aanwezig, de andere week werkt ze remote. Dat lukt prima.”
Over de sterktes van onze dienstverlening vertelt Evelyne het volgende: “Vroeger moest ik alle administratie zelf doen. Dit moest dan snel tussen het andere werk door gebeuren of ’s avonds laat. Ik kon nooit aan één stuk doorwerken aan mijn administratie, waardoor het veel langer duurde om alles gedaan te krijgen. Onze administratieve hulp werkt echt dedicated waardoor er bergen werk worden verzet. Ze weet van aanpakken, gaat proactief te werk en brengt heel wat kennis en ervaring mee. Ze is continu bezig met het verbeteren van onze processen, en plannen die er al heel lang liggen worden nu eindelijk uitgevoerd. Sinds we een administratief medewerker hebben, is onze administratie sowieso al veel beter georganiseerd. Het is een echte verademing!”
En op de vraag of Evelyne tevreden is over onze nieuwe dienstverlening antwoordt ze vol overtuiging: “Ik ben heel tevreden! Op zeer korte tijd is er een duidelijke leercurve waarneembaar, zowel van onze kant als van de kant van onze administratieve hulp. Ik leer meer taken los te laten en uit handen te geven, en zij leert onze sector en onze manier van werken steeds beter kennen. Het is ook een proces van leren communiceren met elkaar, elkaar beter leren aanvoelen en uiteraard het opbouwen van een vertrouwensband. Het is cruciaal dat een administratief medewerker discreet en vertrouwelijk omspringt met de info en gegevens waar hij of zij mee in contact komt. Bij het eerste contact met onze administratieve hulp, wist ik meteen dat dit goed zat.”
“Ik zou deze dienstverlening absoluut aanbevelen. Het is niet mogelijk om iemand vast in dienst te nemen voor een aantal uren per week. Easytocare komt hier dus met het ideale alternatief. Ik kan mijn administratie nu met een gerust hart loslaten en mij focussen op andere belangrijke taken”, besluit Evelyne.
