Vous êtes par ailleurs très occupé et vous êtes toujours en retard en ce qui concerne les questions administratives ? Les tâches administratives occupent une large partie de votre vie (privée) ? Vous ne savez plus où donner de la tête et vous souhaitez externaliser une partie de votre administration ? Alors notre nouveau service, qui consiste à fournir un soutien administratif à votre cabinet de soins, est exactement ce que vous recherchez ! Un assistant administratif vous décharge des tâches nécessaires, tandis que vous gardez une vue d’ensemble. Ainsi, vous gagnez un temps précieux et vous pouvez vous concentrer sur ce qui est vraiment important.
La pharmacienne Evelyne Vanhaesebrouck n’a pas dû réfléchir à deux fois à cette proposition. Elle a fait appel à Easytocare pour l’aider dans sa recherche d’un super-héros administratif. « L’administration prend beaucoup de temps et vient s’ajouter aux autres tâches à accomplir. En partie à cause de la perte d’un collègue, nous subissions une pression énorme et je ne parvenais pas à faire mon travail administratif pendant la journée. En conséquence, j’étais souvent debout à l’aube pour saisir les factures et les payer, et même alors, je remarquais que je n’avais pas assez de temps pour traiter tout en profondeur et en assurer le suivi. Heureusement, Easytocare a trouvé une solution, » explique Evelyne.
La recherche d’un assistant administratif commence par un entretien exploratoire. Au cours de cet entretien, nous déterminons les besoins du cabinet de soins et la façon d’y répondre au mieux. Sur la base de ces informations, le partenaire administratif idéal est sélectionné. Evelyne précise : « Après avoir indiqué que je recherchais un assistant administratif à temps partiel, Roksan Kaya, business manager HR services chez Easytocare, m’a contactée. Roksan se charge du suivi et de la gestion complète de ce nouveau service. Lors d’une première réunion, nous avons examiné ce dont nous avions exactement besoin et pour quelles tâches l’assistant administratif pouvait nous aider. Une semaine après le premier entretien, une réunion de suivi a eu lieu. Une semaine plus tard, tout était en place et l’assistant administratif pouvait commencer à travailler.
Vous pouvez choisir d’employer l’assistant administratif dans votre cabinet de soins de manière régulière ou de faire appel à lui lors des pics. Evelyne a choisi de faire appel à l’assistant administratif à raison de trois heures par semaine. « En fait, nous avons constamment besoin d’un soutien administratif. Pour nous, cela s’avère être une bonne façon de travailler. Comme notre assistante administrative est présente chaque semaine, elle développe également une plus grande routine dans ses tâches. Une semaine, elle est physiquement présente, la semaine suivante, elle travaille à distance. Ça fonctionne bien. »
Evelyne déclare ce qui suit au sujet des points forts de notre service : « Avant, je devais me charger moi-même de toute l’administration. Cela devait être fait rapidement, entre d’autres tâches ou tard dans la nuit. Je ne pouvais jamais mes consacrer aux tâches administratives en une seule fois, ce qui signifiait qu’il fallait beaucoup plus de temps pour tout faire. Notre assistante administrative est vraiment dévouée et abat une montagne de travail. Elle sait comment faire progresser les choses, se montre proactive et nous fait bénéficier de nombreuses connaissances et de son expérience. Elle améliore constamment nos processus, et des projets qui traînaient depuis longtemps sont enfin mis en œuvre. Depuis que nous avons une assistante administrative, notre administration est beaucoup mieux organisée. C’est une véritable bouffée d’air frais !
Et à la question de savoir si Evelyne est satisfaite de notre nouveau service, elle répond avec conviction : « Je suis très satisfaite ! En très peu de temps, il y a eu une courbe d’apprentissage évidente, tant de notre part que de celle de notre assistante administrative. J’apprends à me détacher davantage et à déléguer les tâches, et elle apprend à connaître de mieux en mieux notre secteur et notre façon de travailler. Il s’agit aussi d’apprendre à communiquer entre nous, de mieux nous connaître et, bien sûr, d’établir une relation de confiance. Il est essentiel qu’un assistant administratif traite les informations et les données avec lesquelles il est confronté avec discrétion et confidentialité. Dès le premier contact avec notre assistante administrative, j’ai su immédiatement que c’était une bonne chose. »
« Je recommanderais ce service sans hésiter. Il n’est pas toujours possible d’employer quelqu’un de façon permanente pour un certain nombre d’heures par semaine. Easytocare a trouvé l’alternative idéale. Je peux désormais confier mon administration en toute sérénité et me concentrer sur d’autres tâches importantes, » conclut Evelyne.
